نعنى بهؤلاء جميعا- كما سنفصل الحديث عنهم - "الأمانة العامة للمؤتمر " وهى الهيئة التى تشكل قبل انعقاد المؤتمر بوقت كاف ، ويرأسها من اختير لإدارة المؤتمر ، وهى الهيئة التى تتولى الاتصال بالعلماء والمشاركين وتنسق العمل معهم ، كما تقوم بإعداد كل، ما يتصل بالمؤتمر من أدوات ومعدات ، وتتابع كل هذا قبل عقد المؤتمر وفى أثناء انعقاده وبعد انفضاضه .
ومهما تحدثنا عن الشروط الواجب توافرها فى هذه الأمانة فإنها تظل شروطا قابلة لأن تزاد عليم لا شروط وشروط ، وذلك لأن هذه الأمانة هى عصب المؤتمر وعقله المفكر وقلبه النابض وإدارته الواعية .
وهذه الأمانة مديرا ومعاونين الأصل فيهم أن يكون كل واحد منهم فى مستوى جيد ، وأصيل فى مجال التربية والبناء ، وإعطاء القدوة من نفسه وسلوكه .
وأجمع ما يقاك فيهم أنهم يجب أن يكونوا تربويين قياديين من أهل العلم والكفاءة والسابقة فى الدعوة ، وممن تثق فيهم قيادة الجماعة .
هكذا كانت تنظر الجماعة إلى من ينظم المؤتمر ويديره ، ولذلك فإن الإما م المؤسس رحمه الله كان كثيرا ما يدير المؤتمر بنفسه ، دعا لفكرة الأهمية البالغة فيمن يتولى إدارة المؤتمر ، ولكى يعطى لإخوانه القدوة والمثل فى إدارة العمل الإسلامى ، والإشراف عليه بدقة وأمانة وقوة ، وكثيرا ما كان يقوم بنفسه بأبسط الأمور وأقلها ليضرب للإخوان المثل فى التواضع.
أ - مدير المؤتمر :
أبرز مهام مدير المؤتمر ممايلى :
1- اختيار رؤساء اللجان المنبثقة عن المؤتمر ،واختيار أعضائها من بين العناصر المشهود لها بالكفاءة العلمية والتربوية والقيادية ، واستشارة قيادة الجماعة فيهم وأخذ الموافقة .
2 - عقد لقاء مع هؤلاء المختارين قبل انعقاد المؤتمر بوقت كاف للتشاور وتبادل الآراء .
3 - اختيار مقررى اللجان بالتفاهم مع رؤساء اللجان .
4 - إختيار المعاونين له فى مختلف مناشط المؤتمر وهم أمانة المؤتمر .
5ِ افتتاح المؤتمر ومتابعته .
6 - اختتام المؤتمر وتقويمه .
ب - معاونو مدير المؤتمر :
يحتاج مدير المؤتمر إلى عدد من المعاونين قبل انعقاد المؤتمر يشكلون " الأمانة العامة للمؤتمر ". ويتنوعون سكب الأعمال التى يقومون بها على النحو التالى :
1- رؤساء اللجان الفرعية ومقرروهِا .
2 - المقرر العام للمؤتمر.
3 - مسئول عن الأعضاء عند قدومهم ، وإخطارهم باللجان التى وزعوا عليها ، وتحديد أماكن هذه اللجان لهم .
4 - مسئول إدارى يمد اللجان بما تحتاجه من كل ما يساعد على إنجاز
العمل .
5 - مسئول عن الجوانب الروحية والعبادية فى المؤتمر .
6 - مسئول عن إعداد أماكن النوم وأماكن الطعام وأماكن الراحة والترفيه البرئ .
7 - مسئول مالى عن المؤتمر يضع له ميزانية متكاملة .
8 - مسئول عن إعداد الطعام وتقديمه فى الأوقات المحددة له .
9 - مسئول عن جلسات التعارف والترويج والنشاط الرياضى إذا وجد لهذا النشاط مجال .
10 – مسئول عن أمن المؤتمر وحراسته وضبطه ونظامه . وكل واحد من هؤلاء قد يستعين بآخر أو آخرين حسب ظروف العمل ومتطلباته.
كما أن هؤلاء المعاونين قد يزيد عددهم عن ذلك ، وقد ينقص حسب الظروف والاحتياجات كذلك .
