نسميه مدير الندوة أو منظمها - وهو فى عرف الجماعة التى ما كانت تهتم بالألقاب - مسئول الندوة ، وكان ذلك أدب الجماعة فى التعامل والتخاطب ، فهناك نائب للشعبة لا رئيس لها ، ونقيب للأسرة لا رئيسها، ومسئول المنطقة أو المكتب لا أمير ولا رئيس ، والمرشد العام لا قائد الجماعة أو رئيسها ، وإذا أطلقت ألفاظ أمير أو رئيس أو مدير فإنما هى على سبيل مجاراة العرف وليست أساسية فى أدب الجماعة فى التخاطب ، هكذا تحدثت وثائق الجماعة وحدث به القدامى من أبنائها .

وأبرز ما يجب أن يتوفر فى مدير الندوة هو الجانب العلمى الثقافى ، الذى تكون له صلة وثيقة وعميقة بموضوع الندوة المطروح للمدارسة ، ومعنى ذلك أن شخصا واحدا مهما كان فى الجماعة لايستطيع أن يدير كل ندوة لأنه لايوجد فى الناس من يحيط بكل موضوع .

 وإنما يشترط ذلك لأن تعليق مدير الندوة على كل مشارك من أهل العلم والتخصص من تمام الدراسة ومكملاتها ، فلهذا كان ذلك كذلك .

 كما يشترط ماسبق أن شرطنا فى المسئولين عن الدورة والمعسكر والرحلة من صلاح وتقوى وحب للناس وألفة منهم له مكانة وسابقة فى الدعوة .

 وسنزيد هنا بعض الشروط التى تخص مدير الندوة على حدة ليزداد الأمر وضوحاً وهى :

 1 - المكانة العلمية فى مجال الموضوع المطروح للمدارسة .

 2 - القدرة على اختيار عناصر الموضوع وإقناع الختصين به .

 3 - القدرة على التحاور مع العلماء والمتخصصين .

 4 - القدرة على التعليق الجيد على المشاركين فى الندوة تعليقا يثرى الموضوع ويزيد أبعاده وضوحا .

 5 - القدرة البيانية التى تمكنه من القيام بالمهام التالية :

 أ- افتتاح الندوة بكلمة وجيزة هادفة .

ب - تقديم كل مشارك فى الندوة تقديماً مناسبا .

جِ- التعليق على المشاركين فى الندوة تعليقا مدروساً .

 د - إدارة الحوار وتلقى الأسئلة .

 هِ - التعليق العام على الندوة كلها بعد انتهاء المشاركين من كلامهم وانتهاء الحوار والمناقشة.

 و - اختتام الندوة بكلمة مناسبة .

 6 - القدرة الإدارية التنظيمية التى تؤهله لكى يدير الندوة إدارة جيدة ، وتتمثل الإدارة الجيدة فى جملة صفات أهمها :

 أ - الهدوء والبعد عن الانفعال.

 ب - الحسم والفاعلية.

جِ- البعد عن المبالغة والتهويل .

 7 - القدرة على احتواء المشكلات التى قد تنجم عن اختلاف وجهات النظر ، أو الحوار الساخن أو السؤال المحرج وتتمثل هذه القدرة فى أمرين :

 أ - إرضاء الأطراف المتنازعة بلباقة .

 ب - عدم المجاملة على حساب الحق .

 8 - الإشراف الدقيق على تسجيل كل مادار فى الندوة تسجيلا صوتيا أو صوتاً مع صورة ،ثم تفريغ هذه التسجيلات كتابة وعمل تصنيف لهذه المادة على النحو التالى :

 أ - كلمة الافتتاح .

 ب - تقديم المشارك .

 ب - سجل لكلمة المشارك .

 د - سجل للحوار والأسئلة والأجوبة على كل مشارك .

 هِ - سجل للتعليق على كل مشارك .

 و - تسجيل كل المشاركين بنفس الصورة السابقة .

 ز - تسجيل التعليق العام فى الندوة .

 9 - القدرة على عقد علاقة خاصة بالمشاركين فى الندوة لاستضافتهم فى

مناسبات لاحقة .

 10-القدرة على ترك انطباع عام جيد فى نفوس الحاضرين ، والتعرف على مدى تقبلهم لما قيل فى الندوة وعلى اتجاه تعليقاتهم وأسئلتهم ومشاركتهم فى الحوار .

 ثانيا : معاونو المدير :

-    يعاون مدير الندوة أو منظمها عدد من الإخوة يقل أو يكثر حسب حاجة الندوة من حيث عدد المشاركين والحاضرين ، ومن حيث الزمن الذى تستغرقه الندوة ومن حيث مايقدم فيها من خدمات للمشاركين والحضور . وهؤلاء المعاونون يجب أن تتوفر فيهم الشروط التى سبق أن تحدثنا عنها فى معاونى قائد المعسكر ومدير الدورة وهى على إجمالها وعمومها : الصلاح والسابقة فى الدعوة والألفة بين الناس ، والرغبة فى خدمة الناس ومعاونتهم .

-           وأما الشروط الخاصة التى يجب أن تتوفر فيهم فهى :

 1 - الثقافة العميقة والخلفية العلمية الجيدة ، لأن تعامله واحتكاكه سوف يكون بالعلماء وأهل الخبرة والتخصص .

 2 - الالتزام والأخوة والدماثة وسعة الخلق ورحابة الصدر والقدرة على امتصاص أخطاء الآخرين.

 3 - سرعة الحركة وسرعة الاستجابة لإشارة المدير وتنفيذها بدقة وذكاء.

 4 - الإحاطة التامة بالمكان جغرافيا وفنيا ، بمعنى معرفة كل صغيرة وكبيرة عنه ، مثل: مداخله ومخارجه وأبوابه و طرقاته وتوزيع الكهرباء فيه و مياهه وسائر مرافته - حتى يتمكن من التصرف السريع عند الحاجة إلى تصرف في ظرف طارئ .

 ويمكن أن يحتاج مدير الندوة إلى ثلاثة أنواع من المعاونين على الأقل حسب  طبيعة الندوة ومكان عقدها وهم :

 1 - معاون يتولى الإشراف على مرافق المكان والتأكد من سلامتها وأدائها لمهامها " المياه والصرف والكهرباء " .

 2 - معاون يتولى إعداد المكان للحاضرين مثل :

أ-      المنصة ومقاعدها وأجهزة نقل الصوت وتكبيره وأجهزة الإضاءة عليها.

ب-   القاعة ومقاعدها ومايلزم الحاضرين من أوراق وأقلام .

جِ -الإشراف على أجهزة التسجيل ، وإعداد بدائل فى حالة تعطل أحد الأجهزة والاستعداد بأكثر من اللازم من الأشرطة لمواجهة أى احتياج  طارىء .

 3 - معاون يتولى جمع الأسئلة وتبويبها وتسليمها لمدير الندوة عقب كل متحدث من العلماء والخبراء .

و قد تدعو الحاجة إلى أكثر من ذلك أو إلى أقل ، ولسنا بحاجة إلى التنبيه إلى أن مدير الندوة عند اختياره لمعاونيه - وفق هذه الشروط التى ذكرنا - فإنه دائما بعد اختيارهم يجب عليه أن يرشحهم لدى إخوانه المسئولين ويزكيهم ماوسعته التزكية إذا كان مقتنعا بهم وبقدراتهم وإمكاناتهم ، ولكن ليس له أن يخبرهم بهذا الاختيار ، أو يبلغهم ببدء العمل والتعاون معه قبل أن يرد إليه من إخوانه المسئولين مايفيد قبولهم لهذه المهمات التى اختيروا للمعاونة فيها ، لأن ذلك أدب الجماعة ونظامها .

 كما أن مدير الندوة أو أمير الرحلة أو قائد المعسكر يرشح، أولاً للقيام بهذه المهمه ثم لا يفاتح ببدء العمل إلا بعد ورود الموافقة عليه من المسئولين .

  وعلى مدير الندوة واجبات قبل الندوة وبعدها نشير إليها فيما يلي :

 أولا : واجباته قبل عقد الندوة :

 1 – ترشيح المشاركين فى الندوة وانتظار الموافقة عليهم .

 2 - ترشيح المعاونين له فى العمل وانتظار الموافقه عليهم .

 3- عقد لقاء مع أعضاء الندوة والتفاهم معهم على الموضوع وعلى عناصره .

 4 - عقد لقاء مع معاونيه وتحديد عمل كل واحد منهم ومكانه وزمانه والتفاهم معهم على إشارات معينة تغنى عن الكلام عند حاجة المدير إلى قيام أحدهم بعمل معين أنناء انعقاد الندوة .

 ثانيا : واجباته بعد عقد الندوة :

1-    توديع المشاركين وشكرهم ومصاحبتهم حتى مغادرة مكان الندوة . 2- الإشراف على انصراف الحاضرين وشكرهم على الحضور .

 3 - عقد اجتماع مع معاونيه لشكرهم على العمل ومطالبتهم بما يلى :

 أ - تقويم الندوة من حيث الإيجابيات والسلبيات وكتابة ذلك فى تقريرات . ب - تسليم مالديهم من معدات وأجهزة وأوراق وتسجيلات .

4 - كتابة تقرير عن الندوة يتضمن مادار فيها ويلحق به كل متعلقات الندوة .