القائمة اليومية هي آخر مراحل التخطيط، وبداية التنفيذ، فإذا كان التخطيط محكماً وكانت القائمة اليومية كذلك، فسيكون التنفيذ جيداً والنتائج مرضيةً..
وقبل أن نحدد القائمة اليومية، ينبغي أن نقوم بأمرين:
1- تحليل الوقت
الهدف من تحليل الوقت هو معرفة كيف نقضي أوقاتنا؟
لقد خلصت الأبحاث إلى أن أهم مشكلة لدينا هي أن أغلب أعمالنا روتينية أو أننا نقوم بها بشكل روتيني.
لقد وُجد أن 02% فقط من أعمالنا تخدم أهدافنا، وأن 08% من الأعمال هي أعمال روتينية لا تخدم أهدافنا بشكل رئيس. وللتأكد من ذلك لا بأس أن نأخذ قصاصة ورق نكتب عليها ما نفعله يوميا، ثم نراجع ما كتبناه.. وسنجد أن أغلب أعمالنا.. لا علاقة لها بأهدافنا.. هذا من ناحية..
ومن ناحية أخرى سنجد أن معظم أعمالنا نقوم بها بشكل روتيني.. ولا نلجأ إلى طرق ووسائل مبتكرة ربما تكون أقل هدر للجهد والوقت.. ناهيك أن نقوم بإلغائها وعدم القيام بها..
إذا فعلنا ذلك.. فسنجد وفرةً في الوقت.. نستفيد منه في تحقيق الكثير من الإنجازات.
هل تعلم
أن زيادة 30 دقيقة يومياً إلى وقت عملك يعني إضافة شهر عمل سنويا إلى حياتك؟
2- التعرف على منحنى النشاط
لن نتحدث عن الرجل أو المرأة.. الذي قسّم وقته بين التلفزيون والأسواق.. والحفلات والمطاعم.. فهذا الصنف لا يحلل وقته.. ولا يهتم بمنحنى نشاطه..
ولكننا نتحدث عن الإنسان الجاد.. الذي يسابق الزمن.. فيغتنم أوقاته لتنفيذ مهامه.. ولكل إنسان منحنى نشاط معين.. به فترات يكون فيها النشاط في الذروة.. وفترات أخرى يكون فيها النشاط أقلّ من المتوسط. فإذا تعرف الإنسان على منحنى نشاطه.. كان عليه أن يضع النشاطات الهامة ذات الأولوية في قمة المنحنى حتى يؤديها بشكل جيد.
خطوات وضع القائمة اليومية
ضع أهِِم الأعمِِِال في حياتِِِك في وقت الذروة
إن التخطيط اليومي لوقتك من أهم خطوات نجاحك.. وهو غالباً ما يأخذ شكل إعداد قائمة بالأعمال اليومية تحتوي على المهام التي يجب إنجازها في اليوم وجدولها الزمني، مع ملاحظة ما يلي:
1- ابدأ باسم الله فكل عمل لا يبدأ باسم الله فهو أبتر.
وتذكر دائماً هدفك الأعلى، واسأل الله ألاّ يضيّعك.
2- ضع قائمة أعمالك الأسبوعية أمامك.
3- ضع وقتاً محدّداً يومياً لوضع القائمة إما نهاية اليوم أو بداية اليوم التالي.
4- ضع قائمة واحدة.. وضعها في مكان ثابت في متناول يدك.. ولا تعدد القوائم.
5- ضع الأعمال الهامة (الأولويات) في أوقات ذروة النشاط.
6- اجمع النشاطات المتشابهة معاً: التلفونات، الفاكسات، البريد الإلكتروني أو الزيارات، شراء الأغراض والذهاب إلى الصلاة معاً.
7- ضع مهامك التي تخدم أهدافك واهتم بها أولاً.
8- خصّص وقتاً محدّداً لكل مهمة. تذكّر أن المهام المفتوحة لا تنتهي ابداً.
9- راجع مهامك اليومية وانظر إلى قائمتك ثم:
· قم بإلغاء المهام الغير ضرورية.
· فوّض كل المهام التي تستطيع تفويضها.
يساعدك التفويض على إنجاز المهام الأكثر أهمية، ويمنحك مزيداً من الوقت للتفكير، ويخلصك من الأعمال الروتينية، ويمكنك من الاستفادة من خبرات الآخرين..
· اختر أفضل الطرق للإنجاز.
10- لا تجدول كل دقيقة بوقتك، لا بد أن تكون خطتك مرنة.
11- اترك وقتاً للراحة والاسترخاء.
12- التزم بقائمتك ولا تحد عنها قدر ما تستطيع.
13- لا تفرط في التنظيم.
تذكرة قاعدة 80/20
80% من أعمالنا.. يحقق 20% فقط من أهدافنا
20% من أعمالنا.. يحقق 80% مِِِن أهِِِدافنِِِِا
تذكِِِر دائِِمِاً
أن المسِِِِِِؤوليِِِة لا تِِِِِِفِِوض
